وصف الوظيفه

الوصف الوظيفي تقديم الدعم الإداري، بما يشمل إدارة المرافق والخدمات اللوجستية والمشتريات المطلوبة من قبل الإدارات، وضمان توافر الموارد اللازمة وفق الحاجة، والعمل على استيفاء الشروط القانونية وغيرها من متطلبات العمل مع الوزارات عبر التواصل مع المسؤولين والوزارات المختلفة، مثل وزارة الكهرباء والماء ووزارة الشؤون الاجتماعية والعمل التواصل مع البائعين والموردين والتنسيق للحصول على عروض الأسعار فيما يتعلق بمُشتريات الإدارات كافة. تولِّي مسؤولية تقديم تقريرٍ بشأن مقارنة المنتجات والخدمات إلى رئيس الخدمات العامة، بما يتماشى مع حاجات الإدارات المختلفة في مركز صباح الأحمد. تولِّي مسؤولية جمع كل المستندات والنماذج المطلوبة من القطاعَين الحكومي والخاص، وملء أي طلباتٍ مقدمة من قبل إدارة الخدمات الإدارية. أن يكون حلقة الوصل بين مركز صباح الأحمد بإداراته، وهيئات القطاعَين الحكومي والخاص، لمُعالجة جميع الاستفسارات الواردة من إدارات مركز صباح الأحمد. (على سبيل المثال: وزارة الشؤون الاجتماعية وشركات التأمين). تجهيز تأشيرات القيام برحلات عملٍ أو رحلاتٍ تدريبية، والتي يقدمها الموظفون والمخترعون، ومُتابعتها. إعداد تقريرٍ بحاجات رئيس قسم الخدمات العامة المُقدَّرة للمساعدة في إعداد الميزانية السنوية. تولِّي مسؤولية أعمال التخزين والجرد، بما فيها أعمال النظافة والتنظيم والتنسيق مع الإدارات المختلفة. إعداد تقارير بأعمال الجرد، بالتنسيق مع الإدارات الأخرى بهدف إرسالها إلى الإدارات المالية في نهاية كل عام. ضمان توفير حاجات الإدارات؛ من أدواتٍ مكتبية وخدمات المرافق والأمن وغيرها وفق الحاجة. أن يكون حلقة الوصل بين مركز صباح الأحمد ومختلف الأطراف الخارجية، مثل شركات التأمين والشركات العقارية وشركات الهاتف المحمول والاتصالات وشركات تأجير وسائل النقل، إلخ. متابعة الأعمال مع الموردين والبائعين والمتعاقدين من الباطن أو مقدمي الخدمات لتلبية حاجات الإدارات الأخرى. مراقبة موظفي الأمن وكاميرات المراقبة في المنشأة للتأكد من عمل النظام الأمني على النحو الأفضل. تنظيم وثائق لجنة المشتريات وعقودها، وحفظها مع تحديثها بشكل دوري. متابعة أعمال التخليص الجمركي لمصلحة إدارات مركز صباح الأحمد والمخترعين، أو أي إدارةٍ ذات صلة. وضع ملصقاتٍ تعريفية على الموجودات. التحقق من حاجة مرافق مركز صباح الأحمد إلى الصيانة اليومية أو الأسبوعية. تولِّي مسؤولية توفير كل الخدمات اللوجستية اللازمة لتيسير وظائف مركز صباح الأحمد. الإلتزام بتطبيق سياسات ولوائح المشتريات و الخدمات العامه تنظيم جدول السائقين المسؤولين عن توصيل الرسائل اليومية من الإدارات. متابعه المطالبات التأمينية الخاصة بالموظفين، تسجيل/إلغاء الموظفين المهارات سنتان خبرة ذات صلة تحمُّل المسؤولية إجادة إدارة الموارد التركيز على تحقيق النتائج الاهتمام بخدمة العملاء امتلاك مهارات تواصلٍ وتأثير فعَّالة تعزيز روح الفريق والعمل الجماعي